Zapewne zdajesz sobie sprawę, że wiele rodzajów dokumentacji w firmie wymaga przechowywania przez określony czas. Ale czy masz świadomość, że równie ważne jest to, w jaki sposób je niszczysz? Dowiedz się, kiedy i dlaczego należy to robić oraz sprawdź, jakie mogą być konsekwencje niepoprawnego zniszczenia danych osobowych. Kary mogą sięgać milionów złotych!
Niszczenie dokumentów – obowiązek, nie opcja
Kwestie związane z niszczeniem dokumentów są regulowane przez rozporządzenie o ochronie danych osobowych, czyli tzw. RODO. Poszczególne rodzaje dokumentacji mają określone terminy przechowywania.
Przykład? Dokumentacja pracownicza dla osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. powinna być archiwizowana przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy z daną osobą. Natomiast dokumenty rozliczeniowe (np. faktury) należy przechowywać przez okres 5 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku VAT z ich tytułu.
Co jednak dzieje się po tym okresie? Zasada wprowadzona przez RODO jest prosta: gdy upłynął czas przechowywania wymagany przepisami prawa – należy obowiązkowo zutylizować dokumentację.
Pamiętaj, niszczenie dokumentów powinno być przeprowadzone w sposób, który uniemożliwi odczytanie z nich jakichkolwiek informacji.
Dlaczego niszczenie dokumentów jest istotne dla bezpieczeństwa firmy?
Poprawne zniszczenie dokumentów jest istotne z kilku powodów. Najważniejszym jest kwestia spełnienia wymogów prawnych. Wyobraź sobie, że Twój pracownik – po zwykłym przedarciu dokumentów na kilka części – wyrzuca stare faktury albo akta osobowe byłych pracowników do biurowego kosza. Co stanie się, jeżeli ktoś niepowołany je stamtąd wyciągnie? UODO może uznać takie działanie za naruszenie przepisów dotyczących ochrony danych. W efekcie na Twoją firmę mogą zostać nałożone nawet wielomilionowe kary.
Co ważne nieprawidłowe niszczenie dokumentów naraża przedsiębiorstwo na straty wizerunkowe, a przede wszystkim na wyciek danych o dużym znaczeniu biznesowym. Mogą one zostać wykorzystane przez nieuczciwą konkurencję, np. aby uzyskać przewagę negocjacyjną w przetargu.
Wniosek jest zatem prosty: należy zadbać zarówno o dotrzymanie terminów niszczenia dokumentów, jak i o prawidłowe wykonanie tego zadania.
Co zrobić, aby poprawnie przeprowadzić niszczenie dokumentów?
Do zutylizowania dokumentów zgodnie z wytycznymi RODO należy wykorzystać profesjonalną niszczarkę. Wymagane standardy spełniają urządzenia od klasy P-4 w górę – po ich zastosowaniu odtworzenie danych z dokumentacji staje się niemożliwe.
Czy można wyposażyć biuro w taki sprzęt? Tak, jednak urządzenia przeznaczone do użytku biurowego mogą nie być odpowiednio wydajne, aby podołać utylizacji dużej liczbie akt w krótkim czasie. Ponadto należy do tego dołożyć kwestię napraw, renowacji, wydzielenia dedykowanej przestrzeni, czy też szkoleń pracowników. Dlatego lepszym rozwiązaniem może być skorzystanie z usług zewnętrznej firmy, która specjalizuje się w profesjonalnym niszczeniu dokumentów. Coraz więcej podmiotów to zadanie powierza w ręce EkoAkta
Firma posiada ponad 20-letnie doświadczenie, przeprowadza utylizację dokumentów w 3 klasie utajnienia według normy ISO 21964. Cały proces jest realizowany z dbałością o zachowanie poufności, więc przedsiębiorcy mają pewność, że spełnia on wymogi prawa i standardy bezpieczeństwa. Warto zapoznać się ze szczegółami oferty EkoAkta, aby pozbyć się niepotrzebnych dokumentów zgodnie z RODO i zyskać pewność, że zawarte w nich dane zostały zniszczone w sposób uniemożliwiający ich ponowne odtworzenie. Podjęcie takiego kroku pozwala w pełni zminimalizować ryzyko nałożenia na firmę kar finansowych z tytułu niewłaściwej utylizacji akt.
