Prowadzisz firmę? Twoim obowiązkiem jest zapewnienie bezpieczeństwa danych. Kwestia ich gromadzenia i przechowywania, szczególnie w przypadku danych wrażliwych, jest regulowana wieloma normami prawnymi, w tym wszechobecnym RODO. Sprawdź, jak zarządzać dokumentami, aby uniknąć wycieku danych.
Kiedy może dojść do wycieku danych i co za to grozi?
Do wycieku danych może dojść łatwiej, niż się wydaje — wystarczy pozostawić dokumenty bez nadzoru lub wyrzucić do ogólnodostępnego kosza. Na bezpieczeństwo źle wpływa zbyt długie przechowywanie dokumentów, brak ich aktualizacji oraz brak jasnych zasad zarządzania danymi.
Skutki takiego wycieku mogą być bardzo poważne. Nawet jednorazowe ujawnienie danych z dokumentacji papierowej może zostać zakwalifikowane jako naruszenie przepisów RODO, a to wiąże się z ryzykiem kar finansowych, obowiązkiem poinformowania UODO i osób, których dane dotyczą, utratą reputacji, a nawet pozbawieniem wolności do lat 2. Przedsiębiorstwa, które nie potrafią wykazać, że dokumenty zostały prawidłowo zabezpieczone lub zniszczone zgodnie z przepisami, narażają się na odpowiedzialność prawną i finansową.
Jakie obowiązują regulacje dotyczące niszczenia dokumentacji?
Dane na ten temat znajdziesz w normie ISO/IEC 21964. Wyjaśnia ona, jak niszczyć akta w zależności od rodzaju informacji. Co ważne, proces ten musi być przeprowadzony tak, aby nie dało się odtworzyć danych albo żeby było to bardzo trudne i kosztowne. Regulacje te obejmują:
- producentów niszczarek dokumentów — zawierają kwestie wielkości pasów i ścinków,
- firmy realizujące profesjonalne niszczenie dokumentów — wskazują zasady przeprowadzenia procesu, dobór urządzeń i kadry
- osoby odpowiedzialne za takie zadania w firmie — regulują dobór sprzętu i zachowanie norm bezpieczeństwa.
Jeśli chcesz niszczyć dokumentację firmową, musisz stosować się do tej normy. W przeciwnym wypadku licz się z ewentualnymi karami finansowymi i utratą reputacji. Poza tym masz obowiązek dopilnowania okresów przechowywania poszczególnych dokumentów.
Duże znaczenie odgrywa odpowiednia ochrona danych firmowych. Nie chcesz ponosić wysokich kosztów wdrażania tych procedur? Możesz wybrać outsourcing, który jest tańszy i zapewnia spełnianie wszelkich przepisów przez firmę specjalizującą się w tej dziedzinie
Zamiast angażować w to pracowników, możesz zlecić prowadzenie archiwum firmie, która wykonuje to profesjonalnie. Ewentualnie zajmie się ona wyłącznie niszczeniem dokumentów. Taką usługę w ramach stałej lub jednorazowej współpracy może dla Ciebie realizować Rhenus Office Systems Poland. Dokładny opis oferty znajduje się tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-dokumentow/.
Profesjonalne niszczenie dokumentów
Rhenus Office Systems Poland może przejąć od Twojej firmy wszystkie obowiązki związane z utylizacją danych. Najpierw odbierze od Ciebie dokumenty i umieści w specjalnych pojemnikach, opatrzonych kodami kreskowymi. Następnie kody te skanowane są przez konwojentów. Niszczenie danych przeprowadzane jest zgodnie z RODO – dalsze ich przetwarzanie nie będzie możliwe. Utylizacja odbywa się z poszanowaniem norm ISO 9001 oraz ISO 27001. Firma zniszczy dane nie tylko w formie dokumentów, ale również płyt czy dysków twardych. Więcej o niszczonych nośnikach przeczytasz na stronie firmy: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-cyfrowych/.
Rhenus Office Systems Poland posiada nowoczesne niszczarnie w różnych regionach Polski. Jedna z nich znajduje się we Wrocławiu i umożliwia utylizację do 15 tys. ton dokumentów na dobę.
Niszczarnia wyposażona jest w kontrolę dostępu osób i pojazdów, wideomonitoring, całodobową ochronę, systemy przeciwpożarowy i przeciwwłamaniowy. Samochody z dokumentami wjeżdżają na teren hali, a następnie znajdujące się na nich kody są skanowane i rejestrowane w programie komputerowym MWA. Dzięki temu możesz śledzić proces niszczenia każdego kolejnego pojemnika. Skorzystanie z takich usług jest najlepszym sposobem na uniknięcie wycieku danych. Zapewnienie dokumentom takich warunków w firmowym archiwum byłoby bardzo kosztowne i wymagało dużego zaangażowania kadry.
W ramach współpracy z Rhenus Office Systems Poland bez wysiłku wywiążesz się z nałożonego na Twoją firmę prawnego obowiązku niszczenia dokumentów, a zaoszczędzony czas będziesz mógł poświęcić na rozwój firmy.
